Jetzt geht es wieder los mit den Weihnachtskarten. 
Das Schmollgesicht kommt daher, dass ich Weihnachtskarten meist als ernüchternde Pflichtübung erlebe. Von großen Unternehmen bin ich das gewöhnt (und finds auch dann blöd), aber von Leuten, die ich persönlich kenne, enttäuscht es mich. Da hätte ich dann oft lieber gar keine Karte als “sowas”.
Wie ich es mit Weihnachtskarten halte und dass es beileibe keine Pflicht ist, welche zu verschicken, habe ich auf unternehmenskick.de schon näher beschrieben.
Hier mein Weihnachtsgruß-o-meter: Auf einer Skala von 1 bis 10 sehen Sie, was gut ankommt + was überhaupt nicht – und zwar nicht nur bei mir.
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Zur Zeit bin ich im Endspurt für dieses Jahr. Und wie das immer so ist: Wenn man einige Wochen für seine Kunden von der Bildfläche verschwindet, geht es vorher zu wie Hölle.
Dann wird das schnelle Medium E-Mail noch ein bisschen schneller. Und das erinnert mich, Sie daran zu erinneren, dass Schriftliches gerne mal anders interpretiert wird, als es gemeint ist.
Eine kurz angebundene E-Mail kommt schnell mal grob oder grantig an. So mancher Empfänger zerbricht sich den Kopf, ob der Absender sauer ist, oder ärgert sich über schnörkellose, vielleicht sogar unhöflich klingende Worte.
Ich habe mir angewöhnt, einfach dazuzuschreiben, dass ich gerade kurz angebunden bin, zum Beispiel:
- … nur ganz kurz, weil ich gerade auf dem Sprung bin:
Oder ich schreibe die E-Mail fertig und baue die Info in den Gruß ein:
- Telegrammstilige Grüße
Gitte
- Viele Grüße
Gitte Härter
(gerade etwas hektisch)
So weiß der Empfänger immer Bescheid und es gibt keine Missverständnisse.
“Ich lade Sie auf die CeBIT ein!”, “Ich lade Sie zu meinem neuen Seminar ein”, “Ich lade Sie ein, mit mir zum Thema X zu diskutieren”, “Ich lade Sie zum Businessfrühstück ein” …
Laden Sie wirklich ein?
Eine Einladung ist üblicherweise für den Eingeladenen kostenlos. Gerade im Businesskontext wird “einladen” aber gerne anders verwendet:
- Da meint man, der Empfänger soll auf dem Messestand vorbeikommen, aber denkt nicht daran, ihm die Eintrittskarte zu zahlen.
- Die Einladung zum Seminar ist die Aufforderung, einen Platz zu kaufen.
- Die Diskussion kostet Eintritt.
- Und Businessfrühstück heißt: jeder zahlt selbst.
Wenn Einladungen nicht eindeutig formuliert sind, kann das ganz schön unangenehm werden:
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Jede Hervorhebung will sparsam verwendet werden. Das liegt zum einen in der Natur der Sache: wenn viel hervorgehoben wird, ist es keine Hervorhebung mehr. Es gibt aber gerade für Briefe noch einen viel triftigeren Grund: Im Business wirkt ein Brief mit vielen fett gedruckten Passagen sofort wie ein Werbemailing.
„Ja“, sagen Sie jetzt vielleicht, „aber es ist doch so, dass Briefe eh überflogen werden und das Fettdrucken von Schlüsselaussagen dazu dient, dass man auch beim schnellen Lesen die wichtigsten Inhalte erfasst.“ Sage ich: Offensichtliche Serienwerbebriefe landen schneller im Papierkorb, als Sie schauen können! Da kommt es in der Regel nicht mal mehr zum oberflächlichen Scannen. Das können Sie an sich selbst beobachten.
Darum ist meine Empfehlung ganz klar: Schreiben Sie Businessbriefe – gerade solche, in denen Sie sich vorstellen oder ein konkretes Angebot machen – immer so, dass sie wie ein ganz normaler Brief aussehen:
- persönlich muss er sein, an die richtige Ansprechperson adressiert,
- auf den Empfänger und seine Belange so individuell es geht eingehen
- und nicht wie ein typisches Werbemailing daherkommen: keine allzu werbliche Sprache und kein Werbebrief-typisches Layout.
Ziemlich oft bekomme ich E-Mail-Anfragen von Leuten, die wollen,
- dass ich über sie berichte,
- einen link auf ihre Seite setze,
- mit ihnen kooperiere.
9 von 10 E-Mails sind ärgerlich, und zwar aus drei Gründen:
1. Es sind Serienmails.
2. Die Mail ist an “Sehr geehrte Damen und Herren” gerichtet oder mein Name ist falsch geschrieben (ja, ich wundere mich selbst, dass die Schlampigkeitsquote in diesem Fall so hoch ist!).
3. Es wird nicht klar gemacht, was konkret ich oder meine Leser nun wirklich davon haben (und ich meine nicht irgendwelche vagen Werbeversprechen).
Lesen Sie dazu auch: “Wir sollten kooperieren!” – “Ach was?”
Heute morgen war in meinem Postfach eine schöne Ausnahme: Janin Krüger von fingerprints hat mir diese ganz individuell verfasste E-Mail geschickt:
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Ob es die E-Mails sind, die andauernd mit “hoher Priorität” gekennzeichnet werden, oder ob Sie schriftlich auf andere Art immer auf die Tube drücken. Wenn Ihr Schriftverkehr ständig mit DRINGEND, EILIG oder engen Fristen versehen ist, sagt das leider schnell:
- Ich habe meine Arbeit nicht im Griff.
- Ich kann (oder will) nicht planen und arbeite dauernd auf den letzten Drücker.
- Ich nehme keine Rücksicht darauf, dass die weiteren beteiligten Personen auch Zeit für Planung und Umsetzung brauchen.
- Ich bin wichtiger als jeder andere.
Ganz zu schweigen davon, dass man ein “eilig” oder “dringend” nicht mehr als eilig oder dringend wahrnimmt, wenn es eh gewohnheitsmäßig brennt.
Der Betreff – bei Briefen und E-Mails – hat mehrere wichtige Funktionen:
der Empfänger sind sofort informiert, worum es geht und kann dadurch Ihre Botschaft richtig einordnen und von Beginn an aufmerksam lesen (ohne erst herausfinden zu müssen “Worum geht es hier überhaupt? Was will der Absender von mir?”)
Ihre Korrespondenz ist servicebewusst: Sie formulieren aus Lesersicht und vergeuden nicht seine Zeit.
Sie demonstrieren, dass Sie klar und zackig auf den Punkt kommen.
Ist der Betreff aussagekräftig, kann man den Schriftwechsel – besonders bei E-Mails – schneller wiederfinden.
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Eigentlich absurd: wichtige Regelungen, Voraussetzungen, Informationen (meist Einschränkungen) zu Angeboten werden in popelkleiner Schrift gedruckt. Am allerschlimmsten: AGBs oder mehrseitige Verträge in Ameisenschrift, die sich über mehrere Seiten erstrecken.
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Ob es um die Internetseite geht, ob es ein Prospekt oder ein Mailing über die eigene Leistung ist oder ob eine kurze Selbstdarstellung, etwa für eine Veranstaltung, gefragt ist: Viele Selbstständige tun sich extrem schwer, über sich selbst zu schreiben.
Hier acht Schwachpunkte, die mir immer wieder auffallen:
- keine oder zu wenig Informationen für Interessenten
- die Leistung ist zu schwammig/nicht “greifbar”
- Fachjargon, den man nicht versteht
- Schlagwörter, die nicht wirklich was aussagen
- Profil-los
- unabsichtliche böse Nebenwirkungen
- Serienbrief-Flair
- Wir statt ich
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Vom Namen in der Korrespondenz, in Newslettern, über Produktnamen bis hin zu Firmen- und Domainnamen. Da kann ganz einiges gehörig in die Hose gehen.
Ein kleines Potpourri:
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