Korrespondenz/Marketing

55 E-Mail-Sünden

Kleine Schnitzer, Nachlässigkeiten und grobe Klöpse, die Konsequenzen haben können: Kopfschütteln, Verwirrung, Missverständnisse, unnötige Nachfragen, Mehrarbeit (übrigens auch für den Absender) … von kleinen Ärgernissen bis zu größeren Imageschäden.

Natürlich gilt die Sache mit dem Werfen des ersten Steines …

Absender:

1. irrtümlich interne Bezeichnung als externe Absenderkennung (z. B. Manni – privat statt Manfred Huber)
2. Freemail-Adresse, wie gmx.de/web.de/t-online.de nützen, statt vorhandene Mailadresse mit eigener Domain
3. es wird weder aus Absender, noch aus Unterschrift im Text deutlich, ob der Absender eine Frau oder ein Mann ist
4. nur Firmenname oder Slogan statt Namen, so dass jede E-Mail wie Spam aussieht
5. Postfach voll, so dass neue E-Mails nicht mehr angenommen werden (was der Absender nicht mitbekommt)

Empfänger:

6. durch Nachlässigkeit beim Autovervollständigen an falschen Empfänger geschickt
7. cc-Empfänger nur um zu petzen oder Druck auszuüben
8. Geoutet: mehrere Empfänger für alle sichtbar
9. An „alle“ im Postfach geschickt I: uninteressante Rundmails (Spam, Kettenbriefe, witzige Dateien, Petitionen …)
10. An „alle“ im Postfach geschickt II: ungepflegtes Adressbuch, alte Kontakte, jeden mit dem man jemails gemailt hat, automatisch ins Adressbuch übernommen
11. bei regelmäßigen E-Mails an Gruppe – z. B. Projektarbeit – keine klaren Regeln: z. B. „An-Empfänger“ hat etwas zu tun, „CC-Empfänger nur zur Kenntnis“

Betreff:

12. kein Betreff
13. nichtssagender Betreff
14. im Betreff einfach noch mal den eigenen Namen wiederholen
15. unvollständiger Betreff: ein Anliegen, obwohl es um mehrere geht
16. uralter Betreff, obwohl es jetzt um was ganz anderes geht

E-Mail-Text:

17. nicht richtig gelesen und falsch verstanden
18. nur überflogen und auf die Hälfte nicht eingangen
19. spontan/zackig geantwortet, so dass es unabsichtlich schroff klingt
20. zu früh abgeschickt I: immer noch eine E-Mail hinterher mit häppchenweisen Informationen
21. zu früh abgeschickt II: immer wieder eine Korrektur, die schlimmstenfalls doppelt und dreifache Arbeit verursacht
22. Nachricht zu kurz und kryptisch: Was will der Absender nur?
23. Nachricht doppeldeutig: Muss/soll ich was tun? Ist es nur zur Info?
24. zu lange: ganze Lebensgeschichte und sonstiges Beiwerk – was ist die Message?
25. Bleiwüste: Nachricht ist zu einem schwer lesbaren Haufen zusammengedrängelt, von Zeilenschaltungen, Absätzen und klarer Gliederung keine Spur
26. alles klein geschrieben. Okay okay, das ist mal hip, mal Gewohnheit, aber es ist gerade bei längeren Texten äußerst mühsam zu lesen
27. Hintergrundbild, das das Lesen erschwert
28. Bilder eingebaut, die bei vielen Empfänger gar nicht angezeigt und durch unschönen Platzhalter ersetzt werden
29. Sonderzeichen benutzt, die beim Empfänger nicht dargestellt werden und Kraut + Rüben verursachen
30. nichtssagender Text mit bloßem Verweis auf Anlagen (auf jeden Fall unnötige Mehrarbeit für Empfänger, wenn er sich diese überhaupt macht)
31. Ansprache befremdet (siezen, obwohl man sich duzt; einfach so duzen im Businessleben, obwohl man sich gar nicht kennt)

weiterleiten:

32. kilometerlange Vorkommunikation hängenlassen
33. saloppe, vielleicht sogar beleidigende für intern gedachte Nachrichten nach außen weitergeschickt
34. nicht klargemacht, ob Sache schon erledigt ist oder was getan werden muss (was?)
35. weitergeleitet mit der Bitte, was zu tun, aber die Ursprungsnachricht und/oder Anlagen nicht mitgeschickt
36. an unnötig viele Empfänger weitergeschickt statt nur gezielt an die, die es angeht

Prioritäten, Bestätigung und Signatur:

37. Signatur hängt nie an, so dass der Empfänger nie die Kontaktdaten zur Hand hat
38. Kontaktdaten sind nicht enthalten (Pflichtangaben für Firmen!)
39. jede E-Mail mit „hoher Priorität“ schicken
40. standardmäßig von jedem Lesebestätigungen einfordern
41. Mails mit „niedriger Priorität“ schicken, aber gleichzeitig auf Sofortantwort warten
42. kilometerlange Signatur: nach Kontaktdaten elendslange Paranoia-Disclaimer, dass man E-Mails nicht hätte lesen dürfen; Endlos-Werbelinks; eines oder mehrere Zitate
43. Standardgruß I: anders formatiert, so dass der Gruß als Textbaustein abgewertet wird
44. Standardgruß II: Empfänger, die man duzt, werden unnatürlich distanziert gegrüßt

Automatischer Assistent:

45. auf jede E-Mail wird automatisch geantwortet, dass man die Mail erhalten hat und auch antwortet, auch wenn man regulär da ist und sich eh nachher gleich meldet
46. Abwesenheitsassistent nicht eingeschaltet, obwohl man länger weg ist
47. Abwesenheitsassistent nicht ausgeschaltet, obwohl man längst wieder da ist

Anlagen:

48. Anlage ist viel zu riesig durch unkomprimierte Bilder
49. Anlage ist unnötig I: Info hätte man leicht im Text direkt sagen können
50. Anlage ist unnötig II: gleiche Info hat man bereits im Text gesagt!
51. Anlage mit unbekannter Dateiendung (z. B. kein Standardprogramm)
52. viel zu viele Anlagen I: unnötige Informationsflut
53. viel zu viele Anlagen II: Empfänger muss sich Infos umständlich selbst zusammensuchen
54. Anlage ist nicht für den Druck formatiert (unnötig leere Seiten angehängt; Text zu groß oder riesige Zeilenabstände, so dass viel zu viele Seiten entstehen; Ränder zu eng, so dass nicht alles mitgedruckt wird …)
55. Virus mitgeschickt

… das erinnert mich an diesen Text: Verbessern Sie Ihre Korrespondenz in nur 5 Tagen!