Korrespondenz/Marketing

Der APFEL-Korrespondenz-Check

Wissen tun wirs alle: die Leserperspektive ist das, was zählt. Erst recht bei der Korrespondenz. Denn hier transportieren Sie Ihre Arbeitsweise, Ihr Know-how, Ihre Effizienz. Außerdem beeinflusst eine gute Korrespondenz auch, wie viele Aufträge Sie erhalten und wie reibungslos die Zusammenarbeit verläuft.

Prüfen Sie Ihre E-Mail bzw. Ihren Brief am besten vor dem Abschicken mit dem APFEL-Check:

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Diese 5 Komponenten sind leicht zu merken und Sie stellen damit sicher, dass Sie immer die Perspektive des Empfängers fest im Auge haben:

A für AUFFORDERND

Jeder Brief/jede E-Mail hat einen bestimmten Zweck. Oft muss der Empfänger etwas Bestimmtes tun: Informationen liefern, einen Auftrag geben, etwas weitergeben, etwas absegnen, Sie empfehlen …

Wann immer der Empfänger etwas Bestimmtes tun soll, ist es wichtig, das auch klar zu sagen! Das geht natürlich Hand in Hand mit der EINDEUTIGKEIT. Sprechen Sie das, was der andere tun soll, klipp und klar aus!

Siehe auch: Call to Action – Fordern Sie Ihre Kunden auf!

Wie schätzen Sie Ihren aktuellen Brief in puncto Aufforderung ein?

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P für PERSONALISIERT

Es  fängt schon damit an, dass Sie den Namen der besten Ansprechperson rausfinden und richtig schreiben!

9 Namensfehltritte und verpasste Chancen

Es bezieht sich aber auch generell auf die Formulierung. Fühlt sich der Empfänger gemeint – oder ist es ein Serienbrief, der auch wie einer klingt? Oder ist es ein individuell formulierter Brief, der trotzdem wie ein anonymer Textbausteinbrief wirkt?

Bei Angeboten zum Beispiel macht ein individualisierter Einstiegssatz, der auf das Vorhaben/die Anfrage des Empfängers wirklich eingeht, den Unterschied zwischen Standard-Angebot und „die meinen mich“.

Übel in der Wirkung ist auch die fest in der Signatur eingegebene Grußformel, die eine andere Formatierung verrät, z. B. eine andere Farbe.

Wie schätzen Sie Ihren aktuellen Brief in puncto Personalisierung ein?

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F für FREUNDLICH

In vielen Firmen – ja, auch in kleinen! – herrscht Teflon-Bürokratenstil vor. Und wenn Ihre Korrespondenz daran nicht leidet, dann kommt es bei E-Mails oft vor, dass man zu schnell antwortet. Dabei ertappe ich mich selbst auch oft! Bei einer schnellen Zwischendurch-Antwort gehe ich oft in kurzen Worten auf die Fakten ein. Auf den zweiten Blick merke ich erst, wie kurz angebunden das oft ankommt. Gerade schriftlich hört man den Ton des anderen aber oft ganz anders, als er gemeint war!

Die Macht des Plaudertons

Wie schätzen Sie Ihren aktuellen Brief in puncto Freundlichkeit ein?

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E für EINDEUTIG

Wie verständlich sage ich, was gemeint ist?
Wie deutlich ist, wer was bis wann tun soll (tut oder schon getan hat)?

Das geht bei Fachjargon los, der übrigens gar nicht immer ein Fremdwort sein muss. Kürzlich hatten wir Legionellen und die Wasserfirma schrieb einen Brief: „Am soundsovielten nehmen wir eine neue Probe. Bis dahin ist es total wichtig, dass Sie alle Leitungen regelmäßig durchspülen!“ – Bloß blöd, dass ich keine Ahnung hatte, was damit gemeint ist. Einfach den Hahn aufdrehen? Wie lange? Wie oft? Oder oder oder?

Genauso verrückt bin ich schon durch ungenaue Kundeninformationen geworden, zum Beispiel beim Zahnarzt.

Sie können sich und den Empfängern aber auch Zeit und Arbeit sparen.  Ist klar, wer etwas tun muss  (z. B. An-Empfänger müssen etwas tun, cc-Empfänger nur zur Info)? Oder Sie leiten eine Mail weiter: Ist da schon was passiert? Wenn ich eine E-Mail bekomme und an meine Kollegin, die die Buchhaltung für mich macht, weiterleite, ist es ein Unterschied für sie, ob ich schon geantwortet habe oder noch nicht.

Wie schätzen Sie Ihren aktuellen Brief in puncto Eindeutigkeit ein?

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L für LESEFREUNDLICH

Zur Lesefreundlichkeit bei Briefen gehört eine klare Struktur und ein übersichtliches Layout.

Gerade bei E-Mails: Kommen Sie auf den Punkt!

Schreiben Sie einen aussagekräftigen Betreff. Nicht Ihren Namen wiederholen (der steht ja schon als Absender da). Kein Allerweltswort wie „Anfrage“, “Angebot“, denn viele viele E-Mails sind Anfragen und Angebote. Nicht leer lassen. Wenn Sie schon Kontakt gehabt haben – zum Beispiel bei einem Akquisebrief –, dann unbedingt diese Info gleich rein in den Betreff oder in den ersten Satz. Ihr Brief wird ganz anders gelesen.

Sagen Sie im Einstieg sofort – kurz und klar – worum es geht. Der Empfänger kann nur so schnell erfassen, was Sie von ihm wollen, wenn er von Anfang an versteht, worauf Sie hinauswollen:

Ich bin es, das Gehirn Ihrer Leser

Fassen Sie sich kurz. Gliedern Sie Ihren Brief sinnvoll und übersichtlich. Bitte keine unnötigen Anhänge!

10 Formatierungen, die Ihren Text unlesbar machen

Und bitte keine 10 km-langen-Weiterleitungsschlangen!
Gerade Leute aus großen Unternehmen sind es gewohnt, bei ANTWORTEN und WEITERLEITEN alles, aber auch wirklich alles hängen zu lassen. Das ist extrem mühsam zu lesen und wächst sich oft zu einer regelrechten Satire aus. Ja, bei manchen Briefwechseln ist es sinnvoll, was bisher geschah, angehängt zu lassen. Bei den meisten jedoch nicht.

Ganz zu schweigen davon, dass sich oft peinliche Formulierungen darin befinden. Mir hat mal jemand einen Brief weitergeleitet, wo mittendrin ein interner Wortwechsel stand: „Die Dame“ hat jetzt wohl plötzlich kein Interesse mehr. Und das ist noch relativ harmlos.

Tipp am Rande: Schreiben Sie jede E-Mail und jeden internern Vermerk so, dass der, um den es geht, ihn auch jederzeit lesen kann. Nicht nur, weil Sie so immer auf der sicheren Seite sind, sondern auch, weil Sie selbst davon profitieren, wenn Sie über Ihre Kunden und Geschäftspartner respektvoll sprechen (und denken).

Wie schätzen Sie Ihren aktuellen Brief in puncto „Lesefreundlichkeit“ ein?

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Ein kleines Trainingsprogramm:

Verbessern Sie Ihre Korrespondenz in nur 5 Tagen