Korrespondenz/Marketing

7 Gewürze für deine E-Mails

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Einen meiner Favoritentexte hier im Blog habe ich im ersten Jahr veröffentlicht:

Verbessern Sie Ihre Korrespondenz in nur fünf Tagen!

Den lege ich euch wieder ans Herz, denn Businessmails fallen gerne unpersönlich aus. Jeder hat die Möglichkeit, persönlicher zu werden! Auch die vielen Angestellten, die bei mir mitlesen. 🙂

Egal, mit wem wir da mailen: Am anderen Ende sind immer Menschen. Und je besser der Draht ist, desto erfreulicher, einfacher und meistens „dicker“ wird die Zusammenarbeit. Das kann bereits darüber entscheiden, ob eine Anfrage zu einem Auftrag wird.

Ergänzend habe ich heute 7 Ideen für euch, mit denen Ihr eure E-Mails würzen könnt. Sucht euch aus, was zu euch passt.

Das ist einer dieser Texte, wo vieles selbstverständlich klingt, und doch oft nicht genug gemacht wird. Im Business – besonders virtuell – stellen sich zudem Unsicherheiten ein. Beispielsweise erlebe ich andauernd, dass Selbstständige denken, sie müssten duzen, obwohl sie sich total unwohl damit fühlen (oder umgekehrt).

Schreiben ist besser, wenn es persönlicher ist.

Ja, wie magst du denn grüßen und dich verabschieden?

Fangen wir mit den Floskeln an. Anrede und Gruß sind oft recht gleichförmig, man denkt gar nicht mehr drüber nach. Das „Sehr geehrte“ ist wirklich äußerst förmlich. Doch die Bandbreite der Grußformeln ist weit – mit verschiedenen Lockerheitsabstufungen. So findet im Business jeder was, das angemessen und passend ist (für einen selbst und im Hinblick auf die Beziehung zum anderen) + gleichzeitig so viel persönlicher! Durch Anrede und Gruß wird maßgeblich mitgeprägt, ob sich der andere gemeint fühlt.

Anrede

Liebe/r ist recht nah und im Business für mein Gefühl eher angebracht, wenn man sich schon etwas kennt. Aber hey: Es gibt die total herzlichen Menschen, die auf jeden direkt offensiver zugehen. Wenn dem so ist: Wunderbar!

Guten Tag, Guten Morgen, Hallo … kann zum Huhu [Name], guten Morgen werden oder ein regionaleres Gruezi, Grüß Gott, Moin oder Gud Morng. Selbst die lockeren Varianten gehen im Business durchaus, erst recht, wenn man schon etwas mehr Kontakt hat und die Leute einschätzen kann.

Oder mal ohne Anrede! Geht’s um einen Kunden oder Kollegen beziehungsweise werden E-Mails in kurzer Schlagzahl hin- und hergeschickt, ist es total okay, direkt loszuschreiben. Das machen wir meistens automatisch mit Leuten, die wir näher kennen, doch es ist genauso legitim mit Fremden.

… oha, jetzt hab ich vergessen, vorhin die Datei anzuhängen!

Der Gruß zum Abschied

Zu  Mit freundlichen Grüßen gibt’s jede Menge Alternativen: viele Grüße – herzliche Grüße, … oder, wenns passt, einfach „Bis nächste Woche dann!“, Hoffnungsvolle Grüße, Aufgeregte Grüße, Hitzige Grüße (wenns draußen superheiß ist). Ich schreib auch gerne mal „Holldrio!

Nicht so der Hit ist es, wenn die Grußformel fix in der Signatur mit drin ist, gerne noch in abgesetzter Farbe, so dass es so ankommt, als wenn der Gruß überhaupt nicht so gemeint ist. Und ja: Anrede und Gruß werden meist als Floskel wahrgenommen, aber es wirkt wirklich sehr unpersönlich, wenn nicht mal ein „Viele Grüße“ getippt wird.

Wer schreibt mir da?

Das ist der Sonderfall, wenn man am Namen nicht erkennt: Schreibt mir da ein Mann oder eine Frau?

Es sind nicht nur fremdländische Namen, die einen rätseln lassen. Bestimmte Vornamen sind nur in einer bestimmten Region üblich – zum Beispiel war mir Bayerin „Hilke“ nicht bekannt [huhu, Hilke *zuwink*]. Manche Leute nutzen Spitznamen: Ist Maxi oder Charlie jetzt ein Mann oder eine Frau?

Wenn der Blick ins Internet nicht hilft, dann direkt ansprechen. Ich schreibe in dem Fall:

Guten Morgen, Frau oder Herr xxx,
leider weiß ich jetzt gar nicht, ob „Hilke“ männlich oder weiblich ist …

Ich erwähne das speziell, weil manche Leute dieser Unklarheit ausweichen – doch das führt nur dazu, dass man die Anrede vermeidet. Wenn direkt eine Bestellung damit verbunden ist, landet die Info unvollständig oder falsch im Computer.

Komplimente nicht für sich behalten!

Es gibt gelegentlich Mails, bei denen einem was total ins Auge springt: Ein pfiffiger Firmenname, eine geniale Webadresse oder ein witziger Slogan – oder das Projekt, das vorgestellt wird, macht einen gleich ganz hyper.

Wann immer sich sowas rührt – und das ist eh selten der Fall: Unbedingt hinschreiben, und zwar genau so, wie es ist.

  • Ich bin total beeindruckt, was Sie da vorhaben – [und dann kurz, aber konkret begründen, warum].
  • Ihre Webadresse hat mich grad losprusten lassen. Wie genial ist die denn?!

Freust du dich, bist du überrascht, enttäuscht, …?

Gleiches gilt, wenn die Botschaft, die da kommt, etwas auslöst: Ist sie ehrlich erfreulich, weil eine Lieferung trotz Schwierigkeiten geklappt hat oder der Kunde gerade nach längerem Entscheidungsprozess zusagt?

Freust du dich mit dem anderen, weil in dessen Leben gerade was besser geworden ist oder er eine gute Nachricht verkündet – und jetzt gibt’s was mitzujubeln? Das kann ein „Gratuliere!“ sein oder ein lockereres:

Was? Sie haben Ihr Projekt durchbekommen? *mitjubel*

Bist du überrascht über den Inhalt, weil da was ganz anders vereinbart war oder jemand auf einmal nachträglich versucht, den Preis zu drücken?

Schreibs hin! Wenn man ausdrückt, dass und was da gefühlsmäßig ist, fällt es viel leichter, einen persönlichen Draht zu bekommen – im positiven, aber gerade, wenn es heikel wird.

Zum Beispiel in solchen Fällen:

Ich bin betrübt, dass ich Sie ans Bezahlen meiner Rechnung erinnern muss. Wir haben wunderbar zusammengearbeitet, und ich habe alles flott für Sie durchgezogen. Im Gegenzug erwarte ich von meinen Kunden, dass ich meinem Geld nicht nachlaufen muss.

Es ist viel leichter, einen distanzierten Mahnbrief zu ignorieren als eine persönliche E-Mail.

„Der/die/das kommt mir so bekannt vor!“

Manchmal bekommt man eine Mail von jemandem, dessen Name einem total bekannt vorkommt. Gabs schon Kontakt? War die Person früher mal Kunde? Kenn ich sie aus dem Internet? Oder die Art der Anfrage ist spezieller und im Hinterkopf wabert ein Dawardochwas herum. Nicht immer ist das so eindeutig, und was ist, wenn ich mich an die Person erinnern müsste, es aber gerade nicht tue? Oder deren E-Mail sich sogar ein bisschen so anhört, als ob wir uns kennen?

Bitte nicht ignorieren, sondern einfach hinschreiben:

Ihr Name kommt mir sowas von bekannt vor! Hatten wir schon mal Kontakt oder bring ich was durcheinander?

oder:

Ich weiß, dass wir noch nicht zusammengearbeitet haben, aber ich könnte schwören, dass ich Sie kenne – vielleicht von Twitter?

oder

Bitte helfen Sie mir drauf: Ihr Projekt ist total spannend … ganz hinten in meinem Gehirn meldet sich was. Kann es sein, dass wir darüber schon gesprochen haben?

Stand der Dinge und Verzögerungen vorwegnehmen

Kurze Zwischenbescheide, wenn sich was länger hinzieht oder wenn man einen versprochenen Termin nicht einhalten kann, sind Gold wert und gar nicht viel Arbeit.

Gerade im Business wird oft vereinbart „Ich rufe nächsten Freitag an“ oder „Ich muss noch eine Info einholen, spätestens morgen mach ich das Angbot für Sie fertig“ … aber dann klappt das nicht. In dem Fall ist es nicht nur servicebewusst, sondern entzerrt das Warten und möglichen Ärger, der beim anderen aufkeimt, wenn einfach nichts passiert.

Da reicht ein:

… eigentlich wollten wir morgen telefonieren, doch jetzt bin ich morgen überraschend den ganzen Tag unterwegs. Das tut mir leid! Ich bin am Montag Vormittag und Dienstag ab 14 Uhr fest am Schreibtisch – klingeln Sie doch bitte jederzeit durch oder mailen mir, wann ich Sie Anfang der Woche gut erreichen kann.

Bitte nicht einen weiteren Termin versprechen, wenn der nicht sicher ist. Dann lieber so:

Bitte entschuldigen Sie: Der Drucker hat sich leider noch nicht gemeldet, darum kann ich das Angebot doch noch nicht heute schicken. Ich klemme mich aber dahinter!

Manchmal ist das nachträglich. Man hat versprochen sich zu melden und abends, beim Rausgehen merkt man „oha“ … dann bitte trotzdem noch kurz melden und nicht einfach denken „mei, dann halt morgen“.

Ich erinnere mich an den Selbstständigen, der mir vorab eine E-Mail geschickt hat, weil ein Produkt, das ich bei ihm gekauft habe, deutlich früher versandfertig war. Diese „Juhu, es kommt früher-Ankündigung“ war total super, weil es gezeigt hat, dass der andere sich mitgefreut hat und mein vorfreudiges Hibbeln war noch größer. Viel besser, als wenn wortlos das Packerl gekommen wäre. Klar reicht für solche Fälle ein persönliches „Hurra!“-Post it in der Lieferung. Wir EinzelunternehmerInnen haben es nie mit einer unüberschaubaren Masse an Kunden zu tun, wir können immer für einen persönlichen Touch sorgen!

Ausnahmen, Entgegenkommen oder Extras ins Rampenlicht!

Wenn du jemandem in irgendeiner Weise was besonders Gutes tust oder ihm entgegenkommst, obwohl du nicht müsstest, bring das bitte richtig zur Geltung!

Es ist zum Heulen, wenn im Business ein Entgegenkommen oder ein Gefallen einfach nur gemacht wird – ohne das überhaupt zu erwähnen oder es mit einem nüchternen „kulanterweise“ abzutun.

  • Ich hatte am Wochenende noch so eine brillante Design-Idee, dass ich mich am Samstag nochmal drei Stunden hingesetzt habe, obwohl Sie die vereinbarten Entwürfe ja schon am Freitag bekommen haben. Hier also ein Bonus! Halten Sie sich fest, bevor Sie die Datei aufklicken!
  • Ich habe extrem gute Nachrichten: Weil Sie fast kein Budget haben, hab ich jetzt noch mal intensiv recherchiert und einen neuen Papierhersteller für Sie aufgetan! […]
  • Einen Workshopplatz verschieben geht leider so kurzfristig nicht. Denn das klingt so harmlos, bedeutet aber, dass ich auf einem unbezahlten Platz sitzenbleibe, der jetzt wochenlang für dich blockiert war. Weil wir aber schon so lange zusammenarbeiten, habe ich einen Vorschlag: Lass uns doch …

Es gilt immer: Wenns (dir) passt

… und flüssig aus den Fingern rutscht.

Ich bin ganz sicher, dass die meisten von euch vieles davon eh schon machen. Doch wenn ich mir die Mails anschaue, die ich seit Jahrzehnten so bekomme – sogar von Leuten, die mir locker begegnen –, dann ist da noch sehr viel Luft nach oben.

Ganz wichtig: Bitte keine blöden Taktiken fahren! Also nicht etwa unnatürlich oft den Namen nennen oder pseudomäßig irgendwas Persönliches erwähnen, um damit einen bestimmten Zweck zu erreichen. Ziel ist einzig und alleine, deinen E-Mails einen echten, persönlichen Stempel zu geben. Also im Business ganz normal zu sein.

Ich erlebe das ständig, dass Leute total sympathisch und oft sogar witzig Mails an mich schreiben, aber sobald sie für ihr Business schreiben, wird’s auf einmal total unpersönlich, übersachlich und distanziert. Sobald wir freilegen, dass genau das goldrichtig für die Businesstexte ist, flutscht alles viel mehr UND es kommt gleich viel besser an.